Trabajo estándar ejecutivo: la fórmula para un desempeño óptimo

Trabajo estándar ejecutivo: la fórmula para un desempeño óptimo
Resumen Ejecutivo
Para los altos líderes, la estandarización de los procesos de trabajo se traduce en una eficiencia óptima y una mejor administración del tiempo. El trabajo estándar ejecutivo (ESW, por sus siglas en inglés) es una oportunidad para que los líderes implementen estructuras que eliminen la necesidad de combatir incendios y, por el contrario, creen espacios de innovación, crecimiento y mejora continua. Descubra cómo escalar a su directivos y a su organización, de buenos a excelentes con una fórmula para el trabajo estándar ejecutivo exitoso.

 

Un buen liderazgo es el pilar de la salud organizacional: determina la cultura de una organización, mejora la productividad e impulsa el desempeño final. Los buenos líderes mantienen el motor de la organización en funcionamiento; los grandes líderes, por otro lado, energizan, inspiran e innovan para que el negocio crezca y obtenga oportunidades. Este tipo de liderazgo pionero solo es posible, sin embargo, si existe una estructura que mantenga los procesos funcionando de forma eficiente y libere el tiempo requerido para llevar a cabo acciones de valor agregado.

En círculos lean, el trabajo estándar del líder (LSW), el método para asegurar que los procesos y prácticas de trabajo estándar estén en su lugar y se sigan consistentemente, es un factor clave para el éxito directivo. Este enfoque estructurado de gestión lean es determinante para lograr un desempeño consistente y de alta calidad, así como eliminar actividades no productivas. El trabajo estándar del líder es una práctica común a nivel de operador y líder de equipo, pero es igualmente útil y aplicable a niveles directivos altos.

Los líderes pueden argumentar que cada día es diferente, y que la estandarización obstaculizará su capacidad para resolver una crisis, pero la estandarización es precisamente lo que evita que las crisis vuelvan a ocurrir. Ayuda al líder a enfocarse en las cosas correctas para eliminar las actividades que generan desperdicio y que no agregan valor. El trabajo estándar del líder o el trabajo estándar ejecutivo, como se denomina a nivel senior, es el trampolín que convierte a un líder de bueno a excelente al crear bases para la creatividad, innovación y resolución exitosa de problemas.

Trabajo estándar ejecutivoEl efecto Big Mac
Al estandarizar sus procesos, McDonald’s ha logrado reducir variantes en todo lo que hacen. Un cliente sabe exactamente lo que va a obtener al entrar a McDonald’s. Es este nivel de coherencia lo que ha ayudado a la organización a reducir costos, lograr una mayor satisfacción del cliente y seguir siendo competitiva. De hecho, tan exitosa es su estandarización, que el ‘Big Mac Index’ se ve ahora como un indicador económico del poder adquisitivo.

El éxito de McDonald’s resalta la importancia de estandarizar procesos y tareas. Aplicado correctamente, ESW garantiza que los líderes se centren no solo en los resultados, sino también en los procesos encaminados a lograr resultados. Los líderes pueden aprovechar mas eficientemente su tiempo cambiando su mentalidad; de un líder que ordena, dirige y resuelve los problemas del equipo, a uno que orienta a los equipos a resolver problemas por sí mismos.

Los líderes ejecutivos deben tener un proceso estándar para el desarrollo de la estrategia, el establecimiento de objetivos y para los controles e informes financieros. Tal proceso debe diseñarse a fin de lograr ciertos resultados. Por lo tanto, se deduce que cuanto mejor sea el diseño del proceso, mayores serán las posibilidades de lograr los resultados deseados. Este enfoque en el proceso permite una mentalidad de resolver problemas a medida que éstos se generan, de modo que los líderes en todos los niveles solucionan problemas por propia cuenta en lugar de tener una mentalidad de ignorar dichos problemas.

Los líderes pueden aprovechar mas eficientemente su tiempo al cambiar la mentalidad del líder que resuelve los problemas del equipo, a uno que los orienta a resolver problemas por sí mismos.

La estandarización debe ser parte de la actividad constante de resolución de problemas. Los líderes dentro de la organización deben hacer las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es el estándar?
  • ¿Cómo reconocerlo visualmente?
  • ¿Cómo puedo saber si cumplimos con el estándar o no?
  • Si el estándar no se cumple, ¿por qué no lo estamos cumpliendo y qué se puede hacer al respecto?

Resultados de la estandarización
Una reciente encuesta de evaluación de comportamiento de liderazgo de McKinsey de 189,000 personas en 81 organizaciones encontró que 4 comportamientos se correlacionaban estrechamente con el éxito del líder. Éstos incluyeron: ser comprensivos, enfocarse a resultados, buscar diferentes perspectivas y resolver problemas de manera efectiva. Los líderes que muestran consistentemente estos comportamientos, y que los estandarizan, contaban con más probabilidades de lograr un éxito continuo de mejora.

Trabajo estándar ejecutivo

La implementación del trabajo estándar en la organización:

  1. Establece normas claras de comportamiento, que enfocan a los líderes en hacer las cosas correctas (en cuanto a proceso y resultados)
  2. Permite un enfoque sistemático de las tareas diarias que respaldan la estabilidad y reducen la variación
  3. Ayuda a que los estándares mejorados pasen al siguiente nivel sin retrocesos
  4. Garantiza la estandarización de las prácticas directivas en todos los sitios
  5. Asegura continuidad cuando los líderes se van o son transferidos
  6. Reduce la ambigüedad
  7. Brinda orientación a líderes sin experiencia, lo que aumenta sus posibilidades de éxito y acorta el tiempo de capacitación
  8. Impide que los nuevos líderes introduzcan su propio enfoque, lo que puede contradecir los objetivos del sistema Lean
  9. Impulsa la responsabilidad al alinear los objetivos estratégicos con el proceso
Para que el trabajo estándar eche raíces en su organización, requiere de un cambio profundo en la mentalidad organizacional.

La fórmula de ocho pasos para el éxito del trabajo estándar ejecutivo
Para que el trabajo estándar eche raíces en su organización, requiere de un cambio profundo en la mentalidad organizacional. Como líder, necesita catalizar el cambio de cultura requerido adoptando los comportamientos correctos. Recuerde, el trabajo estándar no se trata de tener que resolver todos los problemas de su organización, sino de entrenar a su gente para detectar y resolver problemas por sí mismos, fomentando así una cultura de mejora continua.

Los siguientes ocho pasos provocarán el cambio requerido en su organización y ayudarán a cambiar el enfoque de lucha contra incendios a uno de pensamiento progresivo:

1. Muestre visualmente el trabajo estándar

Al hacer visual el trabajo estándar, con por ejemplo pizarrones, calendarios y rutinas documentadas, se está estableciendo un ejemplo para el equipo de liderazgo. Puede parecer paradójico, en esta era digital, hacer uso de un pizarrón o un planificador impreso, pero la mayoría de los ejecutivos han comprobado que es más probable que se apeguen a su plan cuando lo pueden ver en frente de ellos, en lugar de en un dispositivo. Aliente a su equipo a utilizar paneles de tareas y paneles de proyectos que demuestren el itinerario, progreso y resultados diarios.

2. Formalice la resolución de problemas

La resolución estructurada de problemas otorga a su gente las herramientas necesarias para descubrir la causa raíz de un problema. Al formalizar la resolución de problemas, encontrar soluciones se convierte en una respuesta automática e integrada que ahorra tiempo a largo plazo. Los métodos estructurados de resolución de problemas suelen constar de cuatro a ocho pasos, y tienden a centrarse en los mismos temas básicos. Sin embargo, recuerde que una solución de problemas exitosa se trata menos de la metodología que utiliza y más sobre el desarrollo de las habilidades requeridas para aplicar las técnicas de resolución de problemas de manera consistente.

3. Lleve a cabo recorridos gemba regulares

Trabajo estándar ejecutivoEl recorrido gemba lleva a los altos ejecutivos al “lugar” donde el valor se crea en un negocio, ya sea la planta de producción, almacén, líneas de suministros en el sitio o ambiente de oficina. La idea de un recorrido gemba es simple, se trata de ir al lugar, observar el proceso y hablar con la gente. Esto alienta a los líderes a hablar con los responsables del proceso y a observar y comprender los procesos que se llevan a cabo diariamente. Los ejecutivos obtienen una comprensión más profunda de los éxitos y desafíos enfrentados, así como una oportunidad para guiar las acciones correctivas y de resolución de problemas.

4. Formule las preguntas adecuadas

El éxito de las actividades estandarizadas, como recorridos gemba, depende en gran medida de la calidad de sus interacciones. Es importante ser consciente de cómo inicia sus conversaciones, por ejemplo al preguntar: “¿Quién hizo esto?” ya que puede puede conducir a una actitud defensiva y cambiante. En su lugar, use un lenguaje menos directo, como:

  • “¿Cuáles son las condiciones actuales?”
  • “¿Qué esperamos lograr?”
  • “¿Se cuenta con el suficiente apoyo para lograr los resultados que queremos?”
  • “No obtuvimos los resultados que queríamos, ¿qué piensa usted que ocurrió?”
  • “¿Dónde está la oportunidad de mejora?”
  • “¿Cuál es la mejor manera de mejorar estos resultados?”
5. Conviértase en orientador y mentor de sus empleados

Como líder ejecutivo, su enfoque debe estar en la orientación, tutoría y el crecimiento de sus empleados. Al relacionarse con el personal, puede ser tentador proporcionar soluciones a los problemas que enfrentan. Sin embargo, un mejor enfoque sería entrenar a sus empleados para que sean capaces de resolver los problemas ellos mismos. Esto tiene dos beneficios a largo plazo: le ahorrará tiempo y lo ayudará a crear una fuerza laboral autónoma y empoderada. No se debe olvidar, que el personal está en mayor capacidad de ofrecer soluciones a problemas, al estar más cerca del trabajo y tener una comprensión más profunda sobre el mismo.

Se estima que aproximadamente el 10% -20% de las actividades de un ejecutivo se pueden estandarizar; dichas actividades incluyen:

  • Actividades de resolución de problemas
  • Planificación diaria (actividades personales incluidas)
  • Orientación y tutoría de informes directos
  • Recorridos Gemba
  • Reuniones rápidas de revisión o reuniones de equipo
6. Construya un entorno tolerante a fallas

El trabajo estándar permite el análisis y comparación de las tareas de trabajo, contribuyendo así a una cultura de resolución de problemas constante. Como líder, debe asegurarse de que todos los empleados estén capacitados para descubrir y resolver problemas. Haga notar al personal el hecho de que la ‘búsqueda de problemas’ no se trata de repartir culpas, sino de buscar activamente oportunidades de mejora.

Como líder, debe asegurarse de que todos los empleados estén capacitados para descubrir y resolver problemas.
7. Documente el trabajo

Su trabajo estándar y el de su equipo ejecutivo deben estar documentado y visible para los demás. Exhiba diagramas de resolución de problemas, estándares de trabajo, flujos de procesos y flujos de valores para que usted y su equipo tengan una línea visual regular. Coloque un tablero de actividades en su oficina para asegurarse de que las tareas diarias, semanales y mensuales permanezcan en primer plano. Recuerde, el trabajo estándar ejecutivo es un proceso constante: cuando se lleva a cabo cualquier actividad de mejora y se implementan nuevos estándares, el ESW debe modificarse de acuerdo con el nuevo estado actual. Las actividades obsoletas deben ser reemplazadas en todos los documentos de ESW.

8. Aprenda a dejar ir

Trabajo estándar ejecutivoHacer frente a la estandarización requiere tiempo y esfuerzo, pero una vez que usted y su equipo se hayan adaptado al cambio, los beneficios de ahorro de tiempo se harán evidentes rápidamente. Es en este punto que necesita confiar lo suficiente en su gente y darles la libertad que necesitan para resolver problemas de forma independiente y tomar decisiones con poder. Incluso con los estándares y metodologías correctos, su equipo aún cometerá errores en alguna ocasión. Recuerde que los errores son una oportunidad para el aprendizaje y una parte crucial del proceso de mejora continua.

Conclusión
El trabajo estándar es crítico para ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia del proceso. Cuando se conecta en cascada a través de la organización, se obtiene la oportunidad de analizar, comparar y mejorar los procesos de trabajo en todos los niveles. Por medio de la orientación y capacitación adecuada, el trabajo estándar se convierte en un engranaje fundamental en la resolución de problemas de la organización. Pero todo comienza a nivel ejecutivo; al construir una cultura que adopte la estandarización se crea un ciclo de aprendizaje y mejora continua que rápidamente llevará a su negocio a nuevas alturas.

 

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