Soluciones sostenibles mediante la resolución estructurada de problemas

Resolución estructurada de problemas
RESUMEN EJECUTIVO
A pesar de que los problemas ocurren a menudo, muchas personas prefieren no lidiar con ellos. Sin embargo, con un proceso estructurado de resolución de problemas, usted junto con su organización, se volverán “amigables a los conflictos” y estarán equipados para lidiar con problemas de manera regular y efectiva. Crear una cultura de mejora continua es esencial en cualquier organización de clase mundial, por lo que una herramienta de resolución de problemas eficazmente comprobada, tal como un informe A3 para resolver problemas, permitirá a su gente ofrecer excelencia operacional continua.

 

Cuando se presenta un problema, generalmente nos sentimos ansiosos o incómodos y deseamos que el problema desaparezca. Podríamos sentirnos presionados por obtener una respuesta correcta, o incluso buscar algún culpable. De manera similar, el conflicto nos hace sentir estresados e inquietos, y si el problema se deja sin resolver, podría eventualmente convertirse en una crisis.

Sin embargo, hay dos cosas importantes que recordar acerca de los problemas: suceden con frecuencia y presentan oportunidades para mejorar y alinear el propósito, el proceso y la gente. De hecho, en realidad le están proporcionando información que puede usar para arreglar lo que necesita resolverse y hacer un mejor trabajo.

Hay dos cosas importantes que recordar acerca de los problemas: suceden con frecuencia y presentan oportunidades para mejorar y alinear el propósito, el proceso y la gente.

Un proceso de resolución estructurada de problemas, hace que usted y su organización sean más “amigables a los conflictos” y “competentes” para resolverlos, ya que los problemas se abordan regularmente como parte del procedimiento operativo estándar. Además, la comprensión de los tipos de problemas que se producen y el estar equipados con las herramientas de resolución de problemas adecuadas, permitirá que su personal entregue continuamente excelencia operacional.

Tipos de resolución de problemas
Las organizaciones que aspiran a convertirse en clase mundial requerirán líderes de equipo y equipos de trabajo que activamente identifiquen y eliminen desperdicios y la variación, ésto con el fin de mejorar el desempeño en sus áreas de trabajo. Dichas mejoras necesitan ser sostenibles y refinadas constantemente para crear una cultura de mejora continua.

Existen, en esencia, dos tipos de resolución de problemas:

  1. Mejora Continua
    Estas son pequeñas mejoras conseguidas diariamente por medio de resolución de problemas y sugerencias. Cada mejora podría tener un efecto pequeño, pero juntas todas estas actividades diarias de resolución de problemas harán una gran diferencia para la organización.

    Para lograr que la resolución de problemas diarios sea efectiva, las organizaciones necesitan establecer niveles de resolución de problemas que sean estratégicos, sistémicos y situacionales. Debe existir un canal de comunicación claro entre estos niveles para asegurar que los problemas no resueltos se pasen al siguiente nivel y luego, una vez resuelto el problema, la retroalimentación se canalice hacia los niveles inferiores.

  2. Mejoras de avance
    Se trata de mejoras drásticas dentro del desempeño actual debido a una gran inversión, una idea innovadora o un cambio radical en la forma de hacer las cosas. Estas mejoras suelen derivarse de Proyectos de Mejora del Desempeño (PIPs, por sus siglas en inglés) estructurados, que involucra la creación de equipos de proyectos dedicados a resolver un problema concreto y la aplicación de habilidades básicas, intermedias o avanzadas de resolución de problemas.Soluciones sostenibles mediante la resolución estructurada de problemas

Informe A3 para resolver problemas
Como con todas las iniciativas de Lean, la resolución de problemas y el análisis de la causa raíz deben hacerse de una manera ordenada y lógica que asegure soluciones sostenibles. Al aceptar desde un inicio el uso de un método probado y confiable de resolución de problemas, los problemas se pueden corregir donde realmente comienzan – desde la raíz.

Resolución estructurada de problemasPor ejemplo, el informe A3 para resolver problemas es una herramienta básica pero muy eficaz para fomentar la resolución de problemas  de manera colaborativa y profunda. Es importante destacar que por la forma en que se construye el informe A3, significa que los afectados o involucrados se han involucrado en el proceso de creación del A3, por lo que el entendimiento compartido es un resultado poderoso.

El pensamiento A3, significa mucho más que sólo escribir un informe. Es una cultura o filosofía de resolución de problemas. Hay casos en los que se requiere un cierto grado de personalización del informe A3, dependiendo de cada necesidad única. La resolución de problemas de A3 origina un aprendizaje en retrospectiva, ya que a medida en que se profundiza en el ejercicio, se aprende más sobre las partes o procesos que le precedieron. De tal forma que le permite regresar y cambiar/ajustar/refinar el informe A3.

Beneficios de la resolución de problemas
La resolución de problemas, tanto continua como de avance, tiene como objetivo convertir los desperdicios en productos de valor añadido y se centra en mejorar todos los elementos del buen desempeño, incluyendo:

  • Productividad
  • Costo
  • Calidad
  • Entrega

A través de estas mejoras, la organización ahora se coloca en una posición en la que puede impulsar la satisfacción del cliente y la cuota de mercado e inclusive alcanzar beneficios.

Menos tangibles, pero igual de importantes, los beneficios incluyen:

  • Los trabajadores de primera línea se empoderan y motivan porque se sienten involucrados.
  • El personal aprende habilidades de resolución de problemas que puede aplicar en su vida cotidiana
  • Mejora el trabajo en equipo a través de disciplinas
  • La confianza y autoestima de las personas mejoran

Conclusión
Los métodos estructurados de resolución de problemas comparten temas básicos junto con numerosas herramientas analíticas. Por lo tanto, no importa qué método de resolución de problemas elija, siempre y cuando escoja uno y lo ponga en práctica.

Pero dentro de la resolución estructurada de problemas, existe aún más que simplemente reconocer problemas y encontrar las causas raíces. La parte más importante del proceso de resolución de problemas es el encontrar soluciones sostenibles, ya que sólo a través de las soluciones sostenibles se logran mejoras reales.

La parte más importante del proceso de resolución de problemas es el encontrar soluciones sostenibles, ya que sólo a través de las soluciones sostenibles se logran mejoras reales.


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